ישנם ישומיים חברתיים רבים לתקשר בין אנשים, כגון: WhatsApp, Facebook, Massenger ועוד. ישנם סיכונים רבים כאשר משתמשים ביישומים אלה בתוך ארגונים, החל מאובדן מידע, דרך דליפת מידע מחוץ לארגון ועד פגיעה בזרימה שוטפת של קצב העבודה בארגון. לשם כך, ישנם יישומים רבים המיועדים לארגונים שמטרתם להקל את התקשורת בתוך הארגון והם קלים לשימוש, מהנים ואין צורך בהכשרה מיוחדת על מנת להשתמש בהם. בנוסף, יישומים אלה מספקים גם מידע רב על העובדים ויש להם תכונות יעילות כגון שיתוף מסך, כך שניתן לקיים פגישות מקוונות,שיחות קוליות ושיחות וידאו בין מכשירים רבים. חשוב לדעת גם כי היישומים משתלבים בקלות ובמהירות בתוך המערכות הקיימות של הארגון. רוצים לדעת עוד מדוע מומלץ להשתמש ביישומים מיוחדים המיועדים לתקשורת בתוך ארגון ולא ביישומים חברתיים כמו Whatsapp? קיראו את המאמר הבא.
הסכנות בשימוש של יישומים חברתיים בתוך ארגון:
בעקבות התפתחות הטכנולוגיה, בשנים האחרונות, עובדים רבים מתקשרים ביניהם באמצעות יישומים חברתיים, כגון: ווטסאפ, פייסבוק ומסנג’ר. האפליקציות הללו הפכו ליותר ויותר פופולריות במסגרות פנים ארגוניות. לצד התרומה החיובית של הטכנולוגיה והקלות שבה יכולים חברי הארגון לתקשר ביניהם, אי אפשר להתעלם מההשפעות השליליות והפגיעה שהן יכולות לגרום להנהלה, למנהלי מערכות מידע וליועצים המשפטיים של החברה.
כאשר העובדים בארגון משתמשים ביישומים חברתיים ככלי תקשורת בתוך הארגון ישנן בעיות רבות שנוצרות בעקבות כך, כגון: הסחות דעת, חוסר הפרדה בין החיים האישיים לעבודה, פגיעה באבטחת המידע של הארגון ועוד.
פגיעה בארגון ובעובדים: הסכנות הרבות כאשר משתמשים ביישומים חברתיים בתוך ארגון
ישנם סיכונים רבים כאשר עובד בתוך ארגון מסוים משתמש ביישומים חברתיים ככלי ליצירת קשר עם גורמים בתוך הארגון. להלן מספר דוגמאות:
- הסחות דעת: עובדים רבים בתוך ארגון עובדים במולטי-טסקינג, וכך, כאשר הם משתמשים ב-facebook וב-WhatsApp על מנת לתקשר עם עמיתיהם לארגון, לא פעם קורה שהם בודקים עוד הודעות שלא שייכות למהלך העבודה ואף “גולשים” לתוך פוסטים מעניינים אחרים בתוך הפייסבוק.
- פגיעה באבטחת המידע: נושא אבטחת המידע קריטי, מהסיבה הפשוטה שהוא יכול לפגוע אנושות, ואף למוטט ארגונים. עובד שעזב, גם אם כבר הוציאו אותו מהקבוצה ב-WhatsApp, עדיין מחזיק במידע רגיש מאוד של החברה, כולל תמונות, היסטורית שיחות, נתונים ואנשי קשר. כל המידע הזה נשמר אצל אותו עובד במכשיר הטלפון ולא נדרשת שום פעולה מצידו לצורך כך. מבינים את הבעייתיות? אם אותו עובד רוצה, הוא יכול לפנות לגורמים חיצוניים ולספק מידע על כל העובדים בחברה. בנוסף, המידע זמין עבורו גם במקרים של תביעות והתנהלות מול מתחרים עסקיים. הבעיה הכי גדולה לאנשי מערכות המידע בארגונים בנושא הזה הוא שאין שום דרך לנטר מה אותו עובד לשעבר עושה עם המידע עד שהנזק כבר נגרם.
- חוסר הפרדה בין החיים הפרטיים לעבודה: העובדה שאותו פרופיל, זה שמשרת את העובדים גם בעבודה וגם מחוצה לה, נמצא על אותה אפליקציה, יכולה לעורר לא מעט בעיות. מלבד העובדה שברגע שאותה אפליקציה משרתת את העובד בארגון גם לעבודה וגם לחיים הפרטיים אין לו רגע של שקט מהעבודה, חשוב לציין גם כי ברגע שאין הפרדה מוחלטת, הסיכון להתבלבל בין הקבוצה של הגן של הילד לקבוצה של העבודה הוא גדול יותר. כמו כן, הגיוני לגמרי שאנשים, בטח אם מדובר במנהלים בעמדה בכירה, לא ירצו שאותה תמונה שמוצגת בוואטסאפ הפרטי תופיע גם במסגרת התקשורת הארגונית בעבודה. אף אחד לא רוצה שהתמונה עם הילדים מהחופשה תהיה כרטיס הביקור שלו בכל אינטראקציה פנים-ארגונית או עסקית.
מה אנו מציעים על מנת לפתור את בעיות האבטחה שנוצרו בארגונים?
לסכנות הרבות שפורטו לעיל יש כיום פתרון. כיום, ישנם יישומים רבים המיועדים לארגונים שמטרתם להקל את התקשורת בתוך הארגון והם קלים לשימוש, מהנים ואין צורך בהכשרה מיוחדת על מנת להשתמש בהם. בנוסף, יישומים אלה מספקים גם מידע רב על העובדים ויש להם תכונות יעילות כגון שיתוף מסך, כך שניתן לקיים פגישות מקוונות,שיחות קוליות ושיחות וידאו בין מכשירים רבים. חשוב לדעת גם כי היישומים משתלבים בקלות ובמהירות בתוך המערכות הקיימות של הארגון.
אם ברצונכם לרכוש יישומים מסוג זה, פנו אלינו, למיראז’ איי.טי, ותוכלו לדעת איזו תוכנה היא הטובה ביותר עבורכם ואנו נספק לכם אותה יחד עם שירות נלווה וצמוד לכל אורך ההתקנה.
